kierownik działu

Opis stanowiska pracy

Archiwum Państwowe w Katowicach

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

kierownik działu do spraw administracyjno-gospodarczych Dział Administracyjno-Gospodarczy

40-145 Katowice Józefowska 104

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• organizowanie i koordynowanie spraw związanych z funkcjonowaniem Archiwum w zakresie administracyjno – gospodarczym, w tym z utrzymaniem w sprawności instalacji wodno-kanalizacyjnej, gazowej, elektrycznej, c.o., p.poż. i antywłamaniowej
• współdziałanie z komórkami organizacyjnymi urzędu celem realizacji zadań wymagających uzgodnień
• sprawowanie nadzoru nad stanem ilościowym i jakościowym majątku Archiwum oraz branie udziału w pracach komisji inwentaryzacyjnej środków trwałych i wyposażenia
• organizowanie i koordynowanie gospodarki materiałowej urzędu
• przygotowywanie i gromadzenie dokumentacji dotyczącej gospodarowania majątkiem Archiwum (umowy najmu, użyczenia itp.)
• merytoryczne sprawdzanie i zatwierdzanie faktur kosztowych dotyczących spraw administracyjno-gospodarczych
• sporządzanie dokumentacji związanej z ubezpieczeniem majątkowym i odprowadzaniem składek
• sporządzanie rocznych i długoterminowych planów remontów i zakupów
• ścisła współpraca z głównym księgowym Archiwum w celu racjonalnego zapotrzebowania środków finansowych i zapewnienia realizacji budżetu
• opracowywanie sprawozdań i informacji min. z zakresu robót i usług w toku, nośników energii i infrastruktury ciepłowniczej oraz wynikających z prawa zamówień publicznych
• przygotowywanie zleceń na remonty budynków i pomieszczeń, naprawy i zakupy materiałów i sprzętu zgodnie z ustawą „Prawo zamówień publicznych”
• opracowanie procedur, zarządzeń i regulaminów wg. wytycznych Dyrektora
• organizowanie i nadzorowanie utrzymania czystości i ochrony pomieszczeń użytkowanych budynków oraz ogółu spraw związanych z przestrzeganiem przepisów ppoż., BHP, PIP, sanepid, OC itp.
• sporządzanie harmonogramów pracy podległego personelu z uwzględnieniem przepisów o czasie pracy oraz nadzorowanie ich pracy
• nadzór i koordynacja pracy sekcji informatycznej oraz Wewnętrznej Służby Ochrony w celu zapewnienia ich poprawnego funkcjonowania oraz szybkiej reakcji na powstałe problemy

Warunki pracy

– praca kancelaryjno-biurowa oraz koordynacyjno-nadzorcza na obiekcie obsługowo-naprawczym w siedzibie urzędu – okresowo praca poza siedzibą urzędu (wyjazdy), prowadzenie samochodu służbowego kat. B – kontakt z Instytucjami Publicznymi oraz podmiotami gospodarczymi – koordynowanie zadań administracyjnych 5 oddziałów urzędu – stanowisko decyzyjne zagrożenie korupcją – stres – bezpośrednie kierowanie grupą pracowników – stanowisko pracy wyposażone w komputer stacjonarny i inne urządzenia biurowe (praca przy monitorze komputerowym powyżej 4 godzin dziennie) – praca przy oświetleniu sztucznym i naturalnym – stanowisko pracy zlokalizowane jest na I-piętrze (budynek 1 piętrowy) – konieczność poruszania się między kondygnacjami, brak dźwigu osobowego – brak specjalistycznych urządzeń, umożliwiających pracę osobom niewidomym, głuchoniemym oraz niedosłyszącym

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
– stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego
w obszarze administracyjno-gospodarczym

pozostałe wymagania niezbędne:

• Prawo jazdy kat. B
• Znajomość przepisów prawa w zakresie: finansów publicznych, prawa zamówień publicznych, prawa budowlanego
• Wiedza z zakresu administrowania budynkami
• Umiejętność obsługi komputera: pakiet MS Office, Internet, obsługa poczty elektronicznej
• Odporność na stres, umiejętność pracy pod presją czasu
• Umiejętność analizowania i organizacji pracy na własnym stanowisku
• Dyspozycyjność, dokładność, terminowość
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego w stopniu podstawowym
• Umiejętność praktycznej interpretacji przepisów
• Umiejętność pracy w zespole i organizacji jego pracy

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego – kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2021-10-18
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Państwowe w Katowicach
ul. Józefowska 104
40-145 Katowice