Najczęściej spotykane stanowiska pracy w większości firm wiążą się z wykonywaniem pracy biurowej. To za jej pośrednictwem zawiera się umowy i kontrakty, obsługuje procesy produkcyjne czy organizuje spotkania. Mówiąc bardziej szczegółowo, do obowiązków pracownika biurowego należy administracja, tworzenie pism, zarządzanie obiegiem dokumentów w firmie, a także obsługa klientów. W zależności od charakteru firmy, pracownik administracyjny może być pierwszą osobą, z którą spotykają się interesanci lub kontrahenci przedsiębiorstwa. Czasem jest to stanowisko w zacisznym archiwum z całą masą dokumentów, a w innym przypadku dotyczy pełnienia funkcji reprezentacyjnej, wymagającej wysokiej kultury osobistej.
Na czym polega praca w administracji biurowej?
Praca biurowa – w zależności od rodzaju firmy – przybiera bardzo różne formy. Dlatego też każda z nich przewiduje zróżnicowany zestaw obowiązków. Z pewnością praca w sekretariacie lub na recepcji będzie się różniła od pracy tłumacza, a ta z kolei od obsługi sklepu internetowego czy pracy w bankowości. Jednak w większości ofert pracy biurowej znajdziecie podobny zakres obowiązków. Będzie to między innymi redakcja dokumentów firmowych i pism, tworzenie raportów w Excelu czy korespondencja mailowa z klientami i kontrahentami firmy.
Znaczna część czynności biurowych jest wykonywana przy użyciu komputera, dlatego w wielu przypadkach możliwe jest podjęcie pracy zdalnej. Niektóre stanowiska wymagają jednak ciągłej obecności w firmie. Są one związane zarządzaniem administracją biurową, archiwizacją dokumentów, przyjmowaniem interesantów czy organizacją spotkań i rozmów biznesowych.
Jakie kompetencje powinien posiadać pracownik administracyjny?
Każda firma poszukująca pracownika biurowego w pierwszej kolejności zwróci uwagę na doświadczenie zawodowe oraz na wykształcenie. Dlatego, jeśli jako kandydaci nie macie w swoim CV wzmianek o pracy w administracji, podkreślcie swoje mocne punkty dotyczące edukacji. Wielu pracodawców docenia ukończenie studiów o kierunku administracyjnym, a w zależności od charakteru pracy także lingwistycznym (tłumaczenie i korekta tekstów), ekonomicznym (co sprawdza się na przykład w przypadku pracy w sektorze bankowości inwestycyjnej) lub finansowym (tworzenie raportów i analityka)
Aby dostać pracę w biurze w trakcie studiów lub bez podejmowania ich, należy się wykazać ukończonymi kursami lub umiejętnościami, takimi jak obsługa programów komputerowych czy znajomość języków obcych. Ważne są także osiągnięcia zdobywane poza gruntem zawodowym, na przykład prowadzenie strony internetowej lub profilu w mediach społecznościowych. Firmy związane z social media docenią takie doświadczenie.
Pożądane cechy charakteru w pracy biurowej
Praca w administracji często wiąże się z dużą ilością dokumentów i danych, które trzeba przeanalizować. Osoba na takim stanowisku powinna odznaczać się skrupulatnością i radzić sobie z realizacją wielu zadań jednocześnie. Warto pamiętać o tym, że praca w biurze wiąże się z odpowiedzialnością i niekiedy odbywa się pod presją czasu. Dlatego więc istotne jest zwracanie uwagi na szczegóły i bycie odpornym na stres. W codziennej pracy pomogą także wysoko rozwinięte umiejętności miękkie.
Szczególnie ważne jest również sprawne komunikowanie się z osobami z różnych działów w firmie. Warto, aby pracownicy, którzy są na pierwszej linii kontaktu z klientami, odznaczali się wysoką kulturą osobistą i entuzjastycznym podejściem do rozwiązywania problemów. Takie osoby spiszą się zarówno w roli recepcjonisty, obsługi klienta i innych.
Możliwości rozwoju pracownika biurowego
Osoby zaczynające swoją pracę w administracji mają przed sobą szeroką perspektywę rozwoju. Dotyczy to zarówno kształtowania ścieżki kariery, jak i bardzo dużej liczbie dziedzin biznesu, w których potrzebni są pracownicy biurowi. Dlatego już na samym początku warto sobie nakreślić plan zakładający kolejne etapy rozwoju i uczestniczyć w różnorodnych kursach oraz szkoleniach pozwalających zwiększyć kompetencje. Należy też zwrócić uwagę na różnego rodzaje stanowiska asystenckie w biurach oraz staże pozwalające zdobyć cenne doświadczenie nawet w trakcie studiów.
Jednocześnie trzeba być elastycznym względem rynku i wykorzystywać zdobyte wcześniej umiejętności. Praca w administracji w różnych branżach, między innymi w sektorze finanse/ekonomia, jest często podobna pod względem zakresu obowiązków. Dlatego przejście do innej firmy lub zmiana stanowiska na podobnych szczeblu nie powinna stanowić dużego wyzwania. Natomiast łącząc doświadczenie z różnych środowisk, można ubiegać się o awans. Należy pamiętać, że często wiąże się on z wyższą odpowiedzialnością za pracę własną lub swojego zespołu. Jednak wraz ze wzrostem odpowiedzialności, zwykle rośnie również poziom wynagrodzeń. Dzięki temu satysfakcja z pracy jest również większa.